Version à imprimer


Historique et contexte
BICTEL/e
En 2001, la Bibliothèque Interuniversitaire de la Communauté française de Belgique (BICfB) lançait le projet "BICTEL/e": le but de ce projet était de rassembler dans un répertoire commun et de rendre librement accessible en ligne, en texte intégral, la production de la recherche (thèses et e-prints) des neuf universités de la Communauté française de Belgique. Le prototype opérationnel réalisé en 2003 est à la base du projet "Dépôts institutionnels". BICTEL continue à servir de portail d'accès aux thèses électroniques des universités francophones belges.
Dépôts institutionnels
Initié en décembre 2004, le projet "Dépôts institutionnels" vise à mettre à la disposition des enseignants et des chercheurs un dépôt institutionnel à l’échelon de chacune des trois académies universitaires. A terme, le projet permettra la promotion et la diffusion en ligne de travaux scientifiques divers, gérés en libre-service par les auteurs des universités sous forme de "communautés".
DIAL : le Dépôt Institutionnel de l'Académie 'Louvain'
Le dépôt institutionnel est appelé à accueillir la part la plus large possible de la production scientifique de l'Académie disponible sous forme numérique. A cette fin, il offre un ensemble de services permettant de gérer, diffuser et préserver ce patrimoine scientifique.

Partenaires
Initié par la Bibliothèque interuniversitaire de la Communauté française de Belgique, qui a financé le démarrage du projet, DIAL est orienté et suivi au niveau de l'Académie 'Louvain' par le Comité de pilotage (composé des quatre bibliothécaires en chef et d'une chef de projet) et le Comité d'accompagnement de l'Académie (composé des membres du Comité de pilotage et de deux représentants de chaque institution).

Outils
Le choix s'est porté sur le logiciel Vital (développé par la société VTLS*) et la plateforme Fedora. Ces outils sont conçus spécifiquement pour les besoins en matière de dépôt institutionnel et sont utilisés dans le monde entier.
* Egalement fournisseur du système de gestion intégré Virtua, utilisé conjointement dans les bibliothèques de l'Académie 'Louvain'

Bénéfices pour les auteurs et les institutions
  • Visibilité: "Une oeuvre est d’autant plus visible qu’elle est diffusée le plus largement possible et atteint ainsi un maximum de personnes de manière à accroître son impact et la notoriété de son(ses) auteur(s)". [Source: INIST]
  • Outil de gestion intégré et centralisé
  • Conservation à long terme de la production scientifique
Bénéfices pour les utilisateurs
  • Accès libre à un grand nombre de publications scientifiques
  • Système d'alerte automatique (flux RSS)
UCL : politique institutionnelle en matière de publications scientifiques
En sa séance du 7 juillet 2008, le Conseil académique de l'UCL a adopté le texte "Politique institutionnelle en matière de publications scientifiques" qui précise que l'UCL "adhère au principe d'un accès libre aux résultats de la recherche tels que diffusés dans les publications scientifiques" (cf. Déclaration de Berlin) et dans lequel "il est décidé de mettre en place un dépôt institutionnel (D.I.) qui servira également de répertoire et d'archive de ces publications". Le point 1. du texte stipule que "l'enregistrement et le dépôt dans le D.I. de toutes les publications d'un membre de l'université réalisées dans le cadre de ses recherches universitaires sont obligatoires".
Les membres du projet DIAL.pr, représentants de l'Administration de la recherche (ADRE), du Service général du système d'information (SGSI/SIPS) et des Bibliothèques de l'UCL (BIUL), sont chargés de la mise en oeuvre applicative de ces décisions.



DIAL : "phase 1" A l'heure actuelle, DIAL en est à sa phase 1 et permet, dans l'ensemble des institutions de l'Académie, le dépôt des thèses électroniques et des documents de travail (working papers). Les FUCaM, ainsi que la LSM (Louvain School of Management-Académie Louvain), utilisent également DIAL dans le cadre du dépôt de leurs publications de recherche.
Thèses
Les thèses électroniques des quatre institutions de l'Académie Louvain présentes dans BICTEL/e ont été transférées dans DIAL. A partir de sa mise en production, DIAL remplace officiellement BICTEL/e, aussi bien pour le dépôt des thèses que pour leur consultation. Par ailleurs, BICTEL s'est doté d’une nouvelle interface de recherche et continue à donner accès aux thèses électroniques de l’ensemble des universités de la Communauté française de Belgique.
Documents de travail (Working papers)
En plus des thèses, un certain nombre de documents sont déjà présents dans DIAL. Il s'agit de documents de travail (working papers) en économie et en gestion.
Publications de recherche des FUCaM et de la LSM
Les FUCaM (sciences de gestion et sciences politiques, sociales et de communication) et la Louvain School of Management-Académie Louvain utilisent DIAL, depuis janvier 2009, pour le dépôt de leurs publications de recherche.
Articles PubMed [test d'importation automatique]
Afin de tester l'interopérabilité de DIAL avec d'autres dépôts, des articles d'auteurs des FUNDP et de l'UCL présents sur PubMed ont été identifiés. Cette opération d'importation est basée sur le standard OAI-PMH et permet de récupérer les références (métadonnées) des documents, ainsi que le texte intégral, ou le lien vers le texte intégral, lorsque les droits liés à ces articles le permettent.
Perspectives
Dans une phase ultérieure, DIAL sera prêt à:
  • permettre le dépôt des autres types de publications: articles de périodiques (soumis, acceptés, parus), communications à des conférences, monographies, chapitres de monographie, rapports, etc.
  • accueillir les données des publications de recherche de l'UCL (projet DIAL.pr)
  • gérer d'autres types d'objets numériques (images, images animées, données de recherche brutes, logiciels, etc.)
  • offrir une série de fonctionnalités et de services à valeur ajoutée, afin de répondre aux politiques institutionnelles en la matière, parmi lesquels la possibilité de générer des listes bibliographiques et d'exporter des références vers des sites web


Soumission
Processus de soumission des thèses: règlement
Le règlement doctoral approuvé par le Conseil de l’Académie 'Louvain' le 9 mai 2005 et dans la suite par les différents Conseils académiques, rend ce dépôt obligatoire pour tous les doctorants inscrits après le 15 septembre 2005.

Chaque doctorant sur le point de défendre sa thèse est amené dorénavant à remplir un formulaire en ligne reprenant les données bibliographiques relatives à sa thèse: auteur, titre, département, membres du jury, résumé, mots-clés (en français et en anglais pour les deux derniers) et de joindre le texte intégral (un ou des fichiers joints en format PDF). Pour rappel, et contrairement à la pratique antérieure, le dépôt de la version intégrale est dorénavant obligatoire.
  • A l’approche de la soutenance publique de la thèse (au plus tard 6 semaines avant), l’entité gestionnaire informe le doctorant sur l’existence du projet "thèses électroniques".
  • L’entité gestionnaire invitera le doctorant et son promoteur à signer un contrat autorisant la diffusion électronique de la thèse par l’université dans laquelle il s’est inscrit et à choisir le type d’accès souhaité : internet, limité à l’intranet de l’université, accès mixte (la thèse est divisée en plusieurs fichiers, le type d’accès est choisi pour chaque fichier : internet, intranet ou interdit), accès différé dans le temps.
  • Un mois avant la soutenance, une fois l’accès (nom d’utilisateur et mot de passe) autorisé par le gestionnaire DIAL et communiqué par lui, par e-mail, au doctorant, celui-ci peut encoder ses informations dans le système. Ceci doit être effectué préalablement à la soutenance publique de la thèse.
  • Après la défense de la thèse et l’approbation de celle-ci par le président du jury, la thèse est rendue publique sur DIAL, suivant les modalités de diffusion choisies.
Processus de soumission des thèses: formulaire d'encodage
Le formulaire d'encodage se trouve à l'adresse suivante: http://dial.academielouvain.be/valet
  • La première démarche consiste à choisir d'une part l'institution et d'autre part le type de document, en l'occurrence 'Thèse'
  • Pour accéder au formulaire, le doctorant doit être en possession d'un identifiant et d'un mot de passe [expliquer pour les différentes institutions...]
  • Une fois ces informations introduites, la soumission peut démarrer
  • Cliquer sur 'Nouveau dépôt'
  • Remplir le formulaire
  • Prévisualiser les données introduites, avec possibilité d'effectuer des modifications le cas échéant
  • Télécharger le(s) fichier(s) composant la thèse
  • Soumettre la thèse à révision
    • Une fois la thèse soumise par le doctorant, le gestionnaire des thèses de l'institution à laquelle appartient le déposant effectue une vérification des données encodées et peut, le cas échéant, contacter le doctorant afin de préciser l'un ou l'autre point
  • Lorsque la révision et la validation ont été effectuées, le gestionnaire des thèses clôture la soumission et la thèse est alors techniquement déposée dans DIAL et accessible selon les modalités définies par le doctorant
Processus de soumission des documents de travail (working papers)
Le formulaire d'encodage se trouve à l'adresse suivante: http://dial.academielouvain.be/valet
  • La première démarche consiste à choisir d'une part l'institution et d'autre part le type de document, en l'occurrence 'Working Paper'
  • Pour accéder au formulaire, le déposant doit être en possession d'un identifiant et d'un mot de passe [expliquer pour les différentes institutions...]
  • Une fois ces informations introduites, la soumission peut démarrer
  • Cliquer sur 'Nouveau dépôt'
  • Télécharger le(s) fichier(s)
  • Remplir le formulaire
  • Prévisualiser les données introduites, avec possibilité d'effectuer des modifications le cas échéant
Processus de soumission des publications de recherche aux FUCaM et à la LSM-Académie Louvain


Diffusion et droits d'auteur
Diffusion d'une thèse électronique
La publication électronique d'une thèse dans un répertoire institutionnel ne doit pas être un frein à d'autres formes de publications. C'est notamment pour cela que l'auteur pourra définir le type de diffusion de son travail (accès illimité Internet ou limité à l'Intranet, diffusion différée dans le temps ou accès interdit à certains chapitres). Ainsi, si l'auteur souhaite publier dans une revue un chapitre de sa thèse et que l'éditeur de la revue en question pose comme condition que ce texte ne soit pas accessible dans le dépôt institutionnel avant un certain délai, l'auteur pourra demander une diffusion différée du dit chapitre. Si la thèse comporte au contraire un ou des articles déjà parus, une limitation d'accès aux chapitres concernés pourra être envisagée. En réalité, ces dispositions particulières dépendront des éditeurs visés.

Dans le cas de l'édition électronique, comme pour l'édition papier, l'auteur du document, en l'occurrence de la thèse, reste le détenteur des droits sur son oeuvre. Il devra donc marquer son accord à la diffusion du document, en approuvant les dispositions légales proposées par l'institution sous forme d'un contrat de licence.

Ce contrat, intitulé "Autorisation de diffusion électronique d’une thèse universitaire. Licence de droits d’auteur", comprend plusieurs aspects : tout d’abord, l’auteur donne l’autorisation à l’institution de faire figurer sa thèse électronique dans DIAL; ensuite, il choisit le type d’accès pour sa thèse (internet, intranet, accès mixte, diffusion différée dans le temps) ; enfin, il s’engage à être en ordre du point de vue des droits d’auteur (exemple: l’auteur a reçu l’autorisation de l’éditeur chez qui il aurait déjà publié un article).

Les différents types d'accès au(x) fichier(s) de la thèse sont :
  • accès public : dans ce cas, l'auteur laisse un accès libre au texte intégral de sa thèse à toute personne connectée au réseau internet désireuse de la consulter
  • accès intranet: dans ce cas, l'auteur limite l'accès au texte intégral de sa thèse aux seuls membres de l'institution connectés à l'intranet
  • accès mixte: ce type d'accès permet de restreindre l'accès à certaines parties de votre thèse
Politique des éditeurs en matière de droits d'auteur
Le projet RoMEO (Rights MEtadata for Open archiving) s'est penché sur la question du copyright dans le processus d'auto-archivage (self-archiving) de documents électroniques. Une liste d'éditeurs et de leur politique dans cette matière (peut-on ou pas auto-archiver un document qui est également soumis ou publié dans leur revue) est disponible sur le site SHERPA/RoMEO.

Vous pouvez utiliser les formulaires ci-dessous afin de déterminer la politique des éditeurs recensés par SHERPA/RoMEO, soit en introduisant (à gauche) le titre du périodique, soit le nom de l'éditeur (à droite):

Recherche par titre de périodique Recherche par nom d'éditeur


Entrer le titre du périodique ou encore des mots du titre
Exemple: Harvard Review of Psychiatry


L'interprétation des résultats se base sur un code de couleurs:

CodePolitique
Grisdroit de publication exclusif retenu par l’éditeur; auto-archivage refusé
Vert pâlepermission d'auto-archiver uniquement la prépublication (preprint) mais pas la publication
Vert permission d'auto-archiver la publication


Entrer le nom ou une partie du nom de l'éditeur
Exemple: Sage Publications
N'importe quel  ou Tous   ces termes ou Cette phrase exacte seulement

L'interprétation des résultats se base sur un code de couleurs:

CodePolitique
Blancdroit de publication exclusif retenu par l’éditeur; auto-archivage refusé
Jaunepermission d'auto-archiver uniquement la prépublication (preprint) mais pas la (post)-publication
Bleupermission d'auto-archiver uniquement la (post)-publication mais pas la prépublication (preprint)
Vert permission d'auto-archiver la pré-publication ET la (post)-publication
Contrats Creative Commons
vous aide à publier vos créations en ligne en indiquant aux autres avec exactitude ce qu'ils ont le droit de faire, et ce que vous n'autorisez pas. Quand vous choisissez un contrat, CC vous fournit des outils et des tutoriels pour que vous puissiez ajouter une information sur les droits sur votre propre site ou sur l'un des sites d'hébergement gratuit qui ont intégré Creative Commons.
Obtenir de l'aide en matière de droits d'auteur
  • CRID - Centre de recherche informatique et droit (FUNDP)



Glossaire
Académie universitaire 'Louvain'
L'Académie universitaire 'Louvain' regroupe les Facultés universitaires catholiques de Mons (FUCaM), les Facultés Universitaires Notre-Dame de la Paix à Namur (FUNDP), les Facultés universitaires Saint-Louis (FUSL) et l’Université catholique de Louvain (UCL).
Archives ouvertes
"Le terme archive ouverte désigne un réservoir où sont déposées des données issues de la recherche scientifique et de l’enseignement et dont l’accès se veut ouvert c’est-à-dire sans barrière. Cette ouverture est rendue possible par l’utilisation de protocoles communs qui facilitent l’accessibilité de contenus provenant de plusieurs entrepôts maintenus par différents fournisseurs de données."
Auto-archivage
"L’auto-archivage est l’acte par lequel les chercheurs déposent eux-mêmes leurs articles (prépublications et postpublications) dans des archives ouvertes."
Conservation
"La conservation est le terme générique désignant l’ensemble des mesures visant à préserver l’intégrité des documents et des informations qu’ils contiennent et en maintenir l’accès électronique pour garantir leur pérennité."
Dépôt institutionnel
Un dépôt institutionnel est une plateforme de type archives ouvertes développée au sein d'une institution universitaire dont l'objectif est d'accueillir, diffuser, conserver la production scientifique de l'institution.
Digital Object Identifier (DOI)
Un Digital Object Identifier (DOI) est un identifiant permanent donné à un document électronique. Dans le contexte des dépôts, il garantit un accès perenne aux articles électroniques chez l’éditeur même.
Droits d'auteur
"La protection du droit d'auteur et des droits voisins constitue une des branches de la propriété intellectuelle. Elle a pour objet de déterminer les droits qui sont reconnus aux auteurs d'œuvres littéraires et artistiques ainsi qu'aux artistes-interprètes ou exécutants, aux producteurs de phonogrammes ou de premières fixations de films, aux organismes de radiodiffusion et aux producteurs de bases de données."
Evaluation par les pairs
"L’évaluation par les pairs désigne la validation d’un article par un comité de lecture composé de scientifiques, experts dans le même champ disciplinaire que le contenu de l’article. Ce processus est destiné à lui assurer une qualité scientifique.
Synonymes : contrôle par les pairs ; peer review ; (processus de) contrôle des pairs ; révision par les pairs ; évaluation scientifique ; validation du contenu par un comité d’experts ; validation scientifique"
Anglais: peer review
Facteur d'impact
"Le facteur d’impact a été mis en place par l’Institute for Scientific Information (ISI). Il concerne les revues mais est basé sur les citations des articles qu’elles contiennent. Il s’agit, pour une année n, du rapport entre le nombre de citations d’articles publiés dans une revue au cours des deux années n-1 et n-2, et le nombre d’articles publiés dans la même revue au cours de ces deux mêmes années. Un classement est établi par thématique scientifique et il est attribué un rang à chacune des revues".
Anglais: impact factor
Interopérabilité
L'interopérabilité est le principe qui permet à un système de fonctionner, de communiquer avec un autre système, sur base de services standardisés.
Libre accès (Open Access)
"Par "accès libre" [...], nous entendons [la] mise à disposition gratuite sur l'Internet public, permettant à tout un chacun de lire, télécharger, copier, distribuer, imprimer, chercher ou faire un lien vers le texte intégral de ces articles, les disséquer pour les indexer, s'en servir de données pour un logiciel, ou s'en servir à toute autre fin légale, sans barrières financières, légales ou techniques autres que celles indissociables de l'accès et l'utilisation d'Internet. La seule contrainte à la reproduction et la distribution, et le seul rôle du copyright dans ce domaine, devrait être de garantir aux auteurs un contrôle sur l'intégrité de leurs travaux et le droit à être correctement reconnus et cités."
Métadonnées
Une métadonnée est une donnée qui permet de définir ou de décrire une autre donnée. Les métadonnées contiennent des informations sur la ressource qu'elles décrivent (qu'elle soit en version papier ou en version électronique) comme la source, la nature, la localisation physique, etc. Les métadonnées sont essentielles au principe d'interopérabilité.
OAI (Open Archives Initiative)
OAI vise à développer et à promouvoir des standards en matière d'interopérabilité afin de permettre une diffusion et un partage efficaces de données.
OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting)
OAI-PMH, un des projets développés par OAI, est un protocole qui permet l'interopérabilité, notamment entre dépôts, grâce à l'échange de métadonnées.
Typologie des documents: définitions
Les types de documents suivants peuvent actuellement être déposés dans DIAL:
  • Documents de travail (Working Papers): il s'agit principalement d'un type de document utilisé dans les domaines des sciences économiques et de gestion. Exemples: CEREC Working Papers (FUSL); CORE Discussion Papers (UCL)
  • Thèses: il s'agit d'un ensemble de métadonnées décrivant la thèse et du/des fichier(s) informatique(s) reprenant le texte intégral de celle-ci. Il est important de noter que la version électronique de la thèse qui est rendue disponible ici est semblable à la version papier défendue lors de la soutenance de cette thèse: page de titre, corps du texte structuré en chapitres, notes de bas de page, illustrations, bibliographie, table des matières, etc. En effet, l'utilisation du format PDF permet de conserver la mise en page initiale définie par l'auteur. Aucune contrainte particulière (feuilles de style) ne sera imposée à l'auteur.


Contactez-nous